overlay

İŞ SÜREÇLERİ TANIMLAMA FORMU

SÜRECİN

PLANLANMASI

Ana Süreç No*: 2

Ana Sürecin Adı: DESTEK HİZMETLERİ MALİ İŞLER

Süreç No*: 2.2

Sürecin Adı: SATINALMA SÜRECİ

Sürecin Sahibi: SATINALMA BİRİMİ

Sürecin Amacı: Müdürlüğün ve bağlı tesislerinin ihtiyaçları doğrultusunda gerekli satınalma işlemlerinin yapılması ve tahakkuk işlerinin yürütülmesi.

ALT SÜRECİN PLANLANMASI

Alt Süreç No*: 2.2.2

Alt Süreç Adı: İHALE SÜRECİ / TAHAKKUK SÜRECİ

Sürecin Girdileri: Tüm ihtiyaç taleplerinin belirlenmesi

Sürecin Çıktıları: İhtiyaç Taleplerin ihalelerinin sonuçlandırılarak EKAP’tan yayına sunulması

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: İhtiyaca göre değişir.

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Dönemi: İhtiyaca göre değişmekle beraber ‘2 yıl - 1 yıl ya da 6 aylık dönemler halinde’

 

SÜRECİN UYGULANMASI

 

Faaliyet No*:

Faaliyetleri**:

Faaliyeti Gerçekleştiren Personelin Unvanı

Faaliyet İçerisinde Kullanılan Doküman ya da Sistem adı

Faaliyetin Gerçekleştirilme Süresi

2.2.2.1

İlgili Tesislerden Gelen Lüzum Müzakeresi, Şartname, İhtiyaç Tespit Komisyonu Ve İhtiyacın Miktar Ve Birimlerinin İncelenmesi Ve İhale Usulünün Belirlenmesi

 

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

 

EBYS

1 - 2 GÜN

2.2.2.2

Piyasa Araştırması Ve İş Zekâsı Sorgusu Yapılması

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

MKYS

5 - 7 GÜN

2.2.2.3

Yaklaşık Maliyet Oluşturulması

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

EXCEL

1 GÜN

2.2.2.4

İhale Onayı Alınması

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

EKAP

1 GÜN

2.2.2.5

EKAP Sistemi Üzerinden İhale Kaydı Oluşturulması Ve Dokümanlarının Hazırlanarak Onaya Sunulması

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

EKAP

1 GÜN

2.2.2.6

İlan İçin Resmi Yazışmaların Yapılması

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

EBYS

1 GÜN

2.2.2.7

Emniyet Tedbiri İçin Resmi Yazışma Yapılması

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

EBYS

1 GÜN

 

 

 

 

 

SÜRECİN UYGULANMASI

 

2.2.2.8

İhale Komisyon Üyelerinin Belirlenmesi

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

EBYS - EKAP

1 GÜN

2.2.2.9

İhalenin Yapılması Ve Tekliflerin Değerlendirilmesi

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

EKAP

3-7 GÜN

2.2.2.10

Kararın Onaylanması Ve Kesinleşen İhale Kararının Bildirilmesi

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

EKAP

1-3 GÜN

2.2.2.11

Sözleşmeye Davet Edilmesi Ve Sözleşme Yapılması

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

EKAP

1-10 GÜN

2.2.2.12

İlgili İhale Dosyasından 2 Nüsha Hazırlanarak (Ödeme Yapılması Ve İncelenmesi İçin) Muhasebe Birimine Gönderilmesi

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

FOTOKOPİ

1-5 GÜN

2.2.2.13

İhale Sonuç Formlarının Girilerek, Sözleşmesi Yapılmış Ve Alımı Gerçekleşmiş Olan İhalelerin Sonuçlarının EKAP’tan Yayınlanmasının Sağlanması

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

EKAP

1-2 GÜN

2.2.2.14

Sözleşmesi İmzalanmış Olan İhalelerin (Malzemelerin- İhtiyaçların) İlgili Tesislere Bildiriminin Yapılması

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

EBYS – E-MAİL

1 GÜN

 

 

İşlemi Biten İhalelere Ait Teminatların İade Edilmesi İçin Muhasebe Birimi İle Gerekli Yazışmaların Yapılması

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

EBYS

1 GÜN

 

ALT SÜRECİN PLANLANMASI

Alt Süreç No*: 2

Alt Süreç Adı: DESTEK HİZMETLERİ MALİ İŞLER

Sürecin Girdileri: İhale Süreci Devam Eden İhalelere Ait Fatura, Taşınır İşlem Fişi, Muayene Komisyonu Evraklarının Tarafımıza Teslim Edilmesi

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: DEVAMLI

Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Dönemi: DEVAMLI

Sürecin Çıktıları: Ödeme Emri Belgesinin Çıktısının Alınması

 

SÜRECİN UYGULANMASI

 

Faaliyet No*:

Faaliyetleri**:

Faaliyeti Gerçekleştiren Personelin Unvanı

Faaliyet İçerisinde Kullanılan Doküman ya da Sistem adı

Faaliyetin Gerçekleşme Süresi

2.2.2.15

İhale Süreci Devam Eden İhalelere Ait Fatura, Taşınır İşlem Fişi, Muayene Komisyonu Evraklarının Tarafımızca Teslim Alınması

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

TDMS

15 DK.

2.2.2.16

İhale Süreci Devam Eden İhalelere Ait Fatura, Taşınır İşlem Fişi, Muayene Komisyonu Evraklarının Taratılması

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

TDMS

10 DK.

2.2.2.17

İhale Süreci Devam Eden İhalelere Ait Fatura, Taşınır İşlem Fişi, Muayene Komisyonu Evraklarının TDMS Sistemine Bütçe Kodlarıyla Girilerek Gerekli Kesintilerin Yapılarak Sistem Üzerinden Muhasebe Birimine Gönderilmesi

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

TDMS

1 GÜN

2.2.2.18

İhale Süreci Devam Eden İhalelere Ait Fatura, Taşınır İşlem Fişi, Muayene Komisyonu Evraklarının TDMS Sistemine Bütçe Kodlarıyla Girilerek Gerekli Kesintilerin Yapılarak Sistem Üzerinden Muhasebe Birimine Gönderilen Faturanın Onaylı Suretinin Sistem Üzerinden Çıktısının Alınması

V.H.K.İ. / Tıbbi Sekreter

TDMS

1 GÜN

 

HAZIRLAYAN

DEMET YILDIRIM

 

KONTROL EDEN

NURCİHAN ATMACA

BAŞKAN YARDIMCISI

ONAYLAYAN***

UZ. DR.NEJAT AKIN

BAŞKAN

*İlgili çalışma yönergesinde belirtilen sıralama ile numaralandırmaya başlanacaktır.  

Ana Süreç: 1.,2.,3.,……; Süreç: Bağlı bulunduğu temel sürecin kodunu başına alarak 1.1., 1.2., 2.1., 3.1.,……; Alt Süreç: Bağlı bulunduğu sürecin kodunu başına alarak 1.1.1., 1.1.2., 1.2.1., 2.1.1., 3.1.1.,……; Faaliyet: Bağlı bulunduğu alt sürecin kodunu başına alarak 1.1.1.1., 1.1.2.1., 1.2.1.1., 2.1.1.1., 3.1.1.1.,……numaralarını alır.

Ana Süreçler, Daire Başkanlığı/Başkanlığı; Süreçler, Daire Başkanlığına/Başkanlığa bağlı birimleri; Alt Süreçler, Birimlerde yürütülen işleri; Faaliyetler ise işin nasıl yürütüldüğüne denk gelen adımları ifade edebilir.

**Faaliyetler yazılırken cümle sonu –mesi, -ması ifadeleri ile bitirilmelidir.

***Asgari Daire Başkanı/Başkan tarafından onaylanmalıdır.